Внедрение учета рабочего времени для сетевых предприятий

Качественный монтаж, профессиональный подбор.

Зачем это нужно

Учет рабочего времени- Использование системы учета рабочего времени значительно повышает уровень трудовой дисциплины. Сотрудники, знающие о контроле и информированные о принципах его ведения, существенно сокращают время, проводимое вне исполнения служебных обязанностей. При этом кадровые решения принимаются на основании точной и объективной информации при формальном и понятном всем способе получения этих данных. Как известно, потери рабочего времени от перекуров, чаепитий, опозданий, ранних уходов, продолжительных обедов составляют 10-15% рабочего времени каждого сотрудника. Если перевести это в цифры зарплаты, станет ясно, что системы учета рабочего времени окупаются весьма быстро – говорит Павел Попов, руководитель отдела продаж отделения систем безопасности ООО НПФ «ДатаКрат». Механизм функционирования таких систем следующий. Заключается и вносится в систему учета трудовое соглашение. Для каждого сотрудника определяется пространство внутри предприятия, время нахождения в котором засчитывается в качестве рабочего, и выдается идентификатор (как правило, пластиковая карта-пропуск), хотя учет может вестись и с использованием в качестве идентификатора, например, отпечатка пальца, либо по набору пин-кода, и т.д. Учет рабочего времени ведется в сравнении зафиксированных приходов и уходов с заданным режимом рабочего времени. Процедура регистрации занимает несколько секунд: сотрудник просто подносит к терминалу свою карточку и нажимает кнопку, в большинстве систем предусмотрена возможность указать причину выхода (например, набором кода). Система также ведет статистику и формирует отчеты. Результаты учета времени могут импортироваться в программу расчета заработной платы. В зависимости от постановки задачи, система может формировать отчеты по различным критериям: по приходам и уходам, по типам нарушений (приход после начала рабочего времени, ранний уход, и т.д.), по переработкам, по временным интервалам, по сотрудникам, подразделениям. Важным свойством системы является гибкость настроек и возможность взаимодействия с программным обеспечением отдела кадров и бухгалтерии. Такие возможности предоставляет, например, комплекс TimeLOG, уже внедренный на некоторых предприятиях Екатеринбурга. При использовании комплекса TimeLOG каждому сотруднику в программе может быть установлен нормированный или ненормированный рабочий день, индивидуальный или общий график работы. Для расчета заработной платы готовится табель учета рабочего времени, который составляется на основе накопленной информации, полученной по результатам регистрации входа и выхода сотрудников, – рассказывает Татьяна Сергучева, менеджер по работе с партнерами отдела автоматизации ООО «Ориент-96». Еще одним привлекательным моментом является получение информации о местонахождении сотрудника. Оперативная информация о присутствующих и отсутствующих сотрудниках нередко требуется руководителям предприятия и начальникам подразделений. В несетевом варианте системы учета и контроля рабочего времени эту информацию можно получить на сервере системы. В сетевом варианте системы любой руководитель может вывести на свой компьютер данные, где в реальном времени отражается количество и списки присутствующих и отсутствующих.

Системы учета рабочего времени

Повышение продуктивности персонала – важная задача, при решении которой нужно соблюдать баланс между улучшением производительности и сохранением нормальных взаимоотношений в коллективе. С этими проблемами достойно справляются системы учета рабочего времени.

Автоматизация позволит упростить работу бухгалтерам, руководителям отделов. Можно дистанционно контролировать время ухода и прихода на работу сотрудников, бухгалтерам – насчитывать заработную плату с учетом реально отработанного времени, а персонал будет вовремя приходить на работу.

Читайте также:  Как заправить картридж Джул (JUUL) Описание, инструкция

Общие сведения о системе учета Анвиз

Анвиз является глобальным лидером в области интеллектуальной безопасности, включая технологии идентификации по биометрическим параметрам, бесконтактные способы идентификации, видеонаблюдения и других.

Качество, инновации, эффективность и надежность являются ключевыми преимуществами бренда Anviz. Высокотехнологичные современные разработки, сертифицированное производство и соответствие международным требованиям дает клиентам Anviz быструю возможностью достичь успеха.

Использование оборудования Анвиз предоставляет ряд преимуществ при реализации сетевых проектов по созданию систем учета рабочего времени:

  • Бесплатное базовое программное обеспечение поддерживает работу различных моделей оборудования в единой базе данных и позволяет реализовать различную архитектуру системы и изменять ее при необходимости;
  • Бесплатные средства работы с оборудованием и базой данных с возможностью доработки недостающих функций и интеграции в систему управления предприятием;
  • Продуманная линейка оборудования, качественное исполнение и внимание к деталям при реализации функций;
  • Поставки, гарантия и сервисное обслуживание в России, включая ремонт путем замены деталей по их кодам.

Какие нужны документы для ведения учета?

Применяемая на многих предприятиях таблица учета рабочего времени сотрудников носит название табеля. Именно табель является основным документом для фиксации отработанных часов. Существуют две формы этого документа: т-12 и т-13.

Работодатель имеет право как применять одну из упомянутых форм, так и использовать свободную форму. Для внесения данных в табель могут понадобится документы, являющиеся основанием указанных сведений.

Например, если водитель был в поездке, то его табельные часы будет подтверждать путевой лист.

Принципы ведения графика учета рабочего времени

За ведение этого документа отвечает специально назначенный сотрудник. Должность этого работника не имеет значения. Некоторые работодатели выбирают для ведения бухгалтеров, другие – делают выбор в пользу секретаря.

Точный способ заполнения определяется режимом работы конкретного предприятия. Некоторые организации фиксируют и явки, и неявки, а другие, например, только неявки. Свой выбор необходимо зафиксировать в учетной политике. Если в табелях отображаются отклонения, то в верхней части графы записываются часы отклонений, а в ее нижней части – коды отклонений. Если работник отработал ночью, то это тоже указывается в нижней части табеля.

Как заполнять табель учета рабочего времени?

Все обозначения в этом документе имеют вид кодов, состоящих из букв и цифр. Выходные, а также праздничные дни обозначают буквой В. Для работы ночью используется буква Н, для отпуска – О.

Если основанием для выходного стала учеба сотрудника, то записывается ВУ. Если администрация предприятия дала разрешение работнику на неявку, то этому факту соответствует буква А. Фактически отработанные часты отмечаются как Ф, прогулы – П, а служебные командировки – К. Для неявок по невыясненным причинам применяется НН.

Образец табеля учета

При ведении табеля фиксации рабочего времени все работники перечисляются с указанием номеров по порядку. Также записывается ФИО этих работников и их должность. Включается и табельный номер сотрудников. Определяющей частью этого табеля являются отметки о явках и неявках. Соответствующие отметки ставятся напротив чисел месяца.

Далее записываются отчетные данные – сколько было отработано за половину месяца и сколько за весь месяц. После этого вносятся данные по начислению заработной платы. Для каждого вида оплаты также используется свой код. Должны присутствовать реквизиты документа – его номер и дата составления, а также отчетный период.

Читайте также:  105 команд для работы с сервером Linux по SSH

Скачать образец табеля

Похожее

  • Как правильно вести журнал учета больничных листов?

    На усмотрение кадрового отдела и руководителя, предприятие может вести журнал учета больничных листов. В этой…

  • Как правильно рассчитать рабочее время сотрудников?

    Формулировка рабочего времени включает в себя определенную продолжительность времени, в ходе которой выполняется трудовая деятельность…

  • Как вести суммированный учет рабочего времени

    В соответствии Трудовому кодексу государства, специфика деятельности некоторых учреждений позволяет применять в них суммированный учет…

  • Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?

    В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый…

  • Как правильно вести табель учета рабочего времени?

    Табель учета рабочего времени — это обязательный кадровый документ. Он необходим как работодателю, так и…

  • Внедрение биометрической системы учета рабочего режима сотрудников

    Современная успешная фирма обязательно содержит привычные вещи: телефон, факс, офис….Но порой этого недостаточно, если сотрудников…

Принцип работы систем мониторинга эффективности работы сотрудников и учета рабочего времени

В общем случае схема работы систем мониторинга эффективности сотрудников выглядит следующим образом: на компьютеры сотрудников устанавливается агент системы, который собирает информацию о действиях пользователя на рабочем месте. Агент передает информацию на сервер для анализа. Администратор или руководитель при помощи консоли («толстый» клиент или веб-консоль) знакомится с результатами деятельности сотрудников: это могут быть отчеты, просмотр онлайн-трансляций с мониторов сотрудников, просмотр скриншотов, видеозапись рабочего стола или перехваченный в переписке файл и т. д.

При этом с функциональной точки зрения системы можно поделить на три основные группы:

  • мониторинг событий;
  • мониторинг информации;
  • мониторинг системы.

Основным направлением мониторинга событий является контроль факта включения/выключения системы, нажатия клавиш, использования (кликов) мышки, а также факты работы с приложениями и интернетом (посещение веб-сайтов). Факт включения, выключения системы, нажатия клавиш и мышки дает возможность контролировать активность пользователя, которая отображает: приход и уход сотрудников, наличие опозданий, переработок, общее время работы, а также время активности и простоя в часах.

Следующий блок, вытекающий из контроля активности, это факты работы с приложением и посещением веб-сайтов, а также разбивка полученной информации на продуктивную и непродуктивную деятельность. Активное время анализируется в процентном соотношении работы с продуктивными, неопределенными и непродуктивными ресурсами. При этом важной составляющей является возможность строить отчеты, топы, а также сравнивать отделы и пользователей.

Помимо задачи, связанной с контролем эффективности пользователей, системы мониторинга решают ряд проблем, связанных с контролем каналов передачи данных и предотвращением утечек конфиденциальной информации — системы могут успешно выполнять основную, наиболее востребованную часть функций DLP и отслеживать утечку конфиденциальной информации благодаря наличию контроля всевозможных каналов передачи данных и работы с внешними устройствами.

В части мониторинга событий системы может контролироваться реестр ПО, аппаратное обеспечение, порты, использование программ и веб-сайтов.

Методы осуществления контроля

Современные технические средства предоставляют расширенные возможности для администрации по части правильного учета всех часов работы сотрудников. Но здесь важно не нарушать личные права человека (например, на гигиену, физиологические потребности).

Иными словами, можно контролировать период нахождения работника на рабочем месте, либо сам трудовой процесс. Сегодня контроль за работой сотрудников осуществляется несколькими способами (см. таблицу 1).

Таблица 1. Методы контроля рабочего времени

Метод Описание
Через пропускную систему Это может быть запись на входе на рабочее место (предприятие), а также фиксация времени ухода. Есть возможность установки турникетной системы с автоматическим учетом входа, выхода. Дальше данные передаются в отдел кадров и на их основе составляются табели учета отработанного времени.
Фиксация камерами наблюдения Устанавливаются на рабочих местах сотрудников и фиксируют все время выполнения ими трудовых функций. Здесь очень четко можно подсчитать все уходы с рабочего места «по своим делам».
Оснащение парковок специальными приборами учета В этом случае учитывается въезд, выезд автотранспорта. Это могут быть личные автомобили сотрудников, либо же служебный транспорт компании. Подходит к крупным предприятиям, имеющим огромную территорию.
Учет количества входов в учетную запись на компьютере Подходит к технически развитым компаниям, имеющим хорошее администрирование своих сетей. Так можно дистанционно проверять всю работу сотрудника, а также нахождение его на рабочем месте.
Самоконтроль со стороны сотрудников Здесь каждый в конце рабочего дня обязан составить подробный отчет о выполненной за день работе (с разбивкой по часам).
Читайте также:  Введение в Git: от установки до основных команд

Помните, способ контроля выполненной работы зависит от размеров, специфики компании, ее технической оснащенности, а также пожелания администрации.

Какие способы контроля есть сегодня

Традиционный подход. В госучреждениях до сих пор встречается должность вахтера или администратора, который ведет журнал учета рабочего времени, следит за поведением сотрудников и временами готовит отеты для руководителя.

Самоконтроль. Сотрудники могут самостоятельно следить за рабочим временем и фиксировать его в специальной форме. Это помогает им оценивать эффективность решения задач, стимулирует не отвлекаться, тем более что руководство по отчетным формам отлично видит результат работы и затраченное на него время.

Система электронных пропусков. Помогает автоматизировать учет времени прихода и ухода с работы, работает по пропускам или отпечатку пальца. Информация по каждому сотруднику попадает в отчет и доступна в любой момент.

Система видеонаблюдения. Дорогостоящий метод: придется закупить видеокамеры и нанять сотрудника, который будет следить за персоналом и фиксировать нарушения. Кроме того, такая система вызывает дискомфорт у работников, так что камеры чаще всего устанавливают на критически важных объектах.

Автоматизированные IT-системы. Для контроля работы большой компании в несколько сотен человек, которые работают удаленно или в разных офисах, больше подойдут автоматизированные системы, которые собирают данные, анализируют их и формируют отчеты. К тому же они работают на безопасность организации. У руководства появляется возможность видеть “передовиков” офиса и поощрять их, чтобы мотивировать весь персонал. Такие системы помогают найти:

  • нарушителей распорядка, которые часто опаздывают или уходят раньше, много времени тратят на перекуры и обеденный перерыв;
  • сотрудников, которые в течение дня читают новости и ленту соцсетей, переписываются с друзьями, играют в игры или решают личные задачи;
  • перегруженных работников, которые задерживаются на работе и которым грозит профессиональное выгорание;
  • сотрудников, которые недовольны рабочим местом и ищут новую работу.

Некоторые системы только собирают данные о сотрудниках, другие составляют отчеты для руководителя и разделит сотрудников на группы риска, которым нужно особое внимание. Система покажет, какие отделы тратят больше времени впустую, и это можно будет сравнить с их продуктивностью. При заказе системы вы можете определить “глубину контроля”: например, мониторить только время прихода и ухода сотрудника или также фиксацию того, чем занимался сотрудник на рабочем месте, — обычно для этого снимаются скриншоты экрана.